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こんにちは。タスク管理を語り始めると止まらないフリーランス、くろぽん(@ktsuyoc)です。
タスク管理って仕事がサクサク進むのはもちろん、いま抱えているモヤモヤした不安や万が一のトラブルを回避することも可能なツールです。
とはいえ、具体的に何をどうすりゃタスク管理できるのさ？と思いますよね。
そこでこの記事では、
「いろんなことにチャレンジしたいけど、なぜか気がついたら1日が終わっている…」
「もっとプライベートな時間が欲しいのに、常に仕事のことが頭の片隅から離れない！」
そんなフリーランスの方へ、タスク管理をおすすめする記事を書きました。
- 結論：タスク管理=人生のコントロール。あなたは何に時間を使う？
- 現役フリーランスが使うタスク管理ツール&アプリを紹介
- 【重要】工数管理やタスク管理はお金を生み出さないことを忘れない
以上の順にフリーランスのタスク管理について解説します。
タスク管理ってなんだかややこしそうだし抵抗があると思うかもしれませんが、はじめに使うべきアプリはたった1つでOK。大まかなタスク管理からスタートしていけばよいので、まずはご一読ください！
結論：タスク管理=人生のコントロール。あなたは何に時間を使う？
断言させていただきますが、タスク管理って人生のコントロールなんですよ。なぜなら時間=人生でして、タスク管理はあなたの時間をコントロールするための方法だからです。
要は「自分はこれから●●のために時間を◯時間つかうぞ！」と決めるのがタスク管理のはじまりでして。時間もとい人生の使いみちを考える方法なんですよね。
…と、考えるとですよ。「タスク管理をしないこと=漫然と人生を送っていること」ではないでしょうか？ああ！そんなことがあっていいのでしょうか！(いや、よくない！)
まあ、人生って言われても話が大きすぎてわかりにくいですが、とりあえずタスク管理って不安やトラブルを回避できるツールなんですよってのは言っておきます。
タスク管理の目的は「手持ちの時間を把握して、ムダな不安やトラブルを回避すること」
タスク管理の目的は、いまあなたがどれくらい空き時間を持っていて、予定がかぶったり無理が生じたりしていないかチェックすることです。
不安やトラブルがなくなると、その結果やるべきことに集中できる時間が増えます。すると、目標が達成できてハッピーですよね。
断じて、タスクを管理して気分がよくなることが目的ではありませんのでご注意を。ぼくもタスク管理をしまくって気分がよくなってただけの時期がありました…。マジ闇…。
自分の時間を自分のやりたいことにつぎ込むために、不安やトラブルを取り除く。これがタスク管理の目的です。
次は現役フリーランスであるぼくが実際に使っている、タスク管理のツールやアプリを紹介します。
現役フリーランスが使うタスク管理ツール&アプリを紹介
ぼくがふだん使っているタスク管理ツール&アプリは以下の2つです。
要はカレンダーとノートでして、この2つがあれば基本的なタスク管理はできちゃいます。あまたのToDo管理ソフト、はたまた紙とペンなどいろんな方法を試した結論です。
そして使い方にはポイントが3つあります。
- Googleカレンダーで予約するようにスケジュールを入れる
- タスク管理とスケジュール管理は切り離して考える
- 納期管理が難しい大型案件はasana+instaganttでガントチャート作成
ポイント1：Googleカレンダーで予約するようにスケジュールを入れる
美容院の予約をするようにカレンダーへ予定を入れてください。ほら、美容院の予約ってすっぽかさないじゃないですか。
で、以下のようにGoogleカレンダーで予定をブロックしちゃうんです。すると手持ちの時間がパッと見てわかります。
「予定を毎日入れるのってめんどくさい…」と思うかもしれませんが、くり返しの予定でスケジュールを構成すれば手間はほとんどありません。
Googleカレンダーならパソコンでもスマホでも簡単に予定を作成でき、もしも急な予定変更があったとしてもスイっとずらして調整できます。紙のカレンダーでは難しいポイントかなと。
ポイント2：タスク管理とスケジュール管理は切り離して考える
タスク管理とスケジュール管理をごちゃ混ぜに考えないようにしてください。具体的な違いは以下の通り。
- タスク管理：日々の仕事でやるべきことの管理
- スケジュール管理：日々の予定や生活リズムの管理
スケジュール管理は仕事も含めた生活すべての管理でして、要はスケジュール管理の中にタスク管理があるイメージです。なので、やるべき順番としては
- Googleカレンダーに睡眠や食事の理想的なスケジュールを入れる
- 残った時間でタスクをやりくりする
- やってみたあと、実際にできたポイントやできなかったことを振り返る
の3ステップですね。
持続的に仕事していくためにも、まずは健康で文化的な最低限度の生活を送ることができるスケジュール構築から始めてください。じゃないと継続できませんので…。
ポイント3：納期管理が難しい大型案件はasana+instaganttでガントチャート作成
複数人でのプロジェクトや1ヶ月以上かかる大きめの案件は、GoogleカレンダーとEvernoteでは管理しきれないこともあります。
そんなときはプロジェクト単位でガントチャートを作るのがおすすめです。
工程管理に使われる表のこと。縦にタスクが並び、横軸に日付を置いた棒グラフのようなもので「いつ・だれが・何を」終えているべきかが一覧でわかる。
で、ネットにはExcelで作られたガントチャートが落ちていたりするのですが、慣れてないとつまづくことも。つまづくだけならマシですが、プロジェクトが横転すると目も当てられません。
なのでおすすめは、asana(アサナ)とInstagantt(インスタガント)でガントチャートを作成することです。ドラッグアンドドロップなど直感的に使えるガントチャートなので、複数人でも使いやすいかと。
補足：細かい事務タスクはガンガン自動化しよう
補足ですが、細かい事務系のタスクはガンガン自動化していきましょう。チリもつもればなんとやらでして、細かいタスクほど実は日々の時間を圧迫していたりするものです。
具体的には以下のようなタスクが自動化の対象ですね。
- (請求書など)決まりきった形式のメールを定期的に送る
- ファイルの名前を同じパターンに変更する
- 毎日のスケジュールを全てカレンダーに入力する
まずはパソコンのショートカットキーを使ってみることから始めるとよいかなと。知らないショートカットキーって、意外と多いんですよね…。
ぼくも最近GmailやGoogleドライブにショートカットキーがあることを知って、自分の中に革命が起きました。というわけで、革命を起こしていきましょう。
【重要】工数管理やタスク管理はお金を生み出さないことを忘れない
最後にめちゃくちゃ重要なことを伝えておきます。それは「いくらタスク管理をしても仕事をしなければお金は生まれない」ってことです。
要はタスク管理だけして満足すんなって話でして。ゆえにあまたあるツールを使った複雑なタスク管理はおすすめしていません。基本はEvernoteに書き出してカレンダーに配置していくやり方でじゅうぶんです。
人間って未来が具体的にわかっているだけで安心する生き物で、つまり仕事をやる順番がわかっていると不安がなくなります。そのため目の前の仕事に集中できるようになり、生産性アップです。
なのでタスク管理はできるだけシンプルにサクッと終わらせて、肝心な仕事のほうに労力をさきましょう。
タスク管理は仕事の要。まずはGoogleカレンダーを導入しよう
ここまでフリーランスのタスク管理についてお伝えしました。ぶっちゃけ、タスク管理ができるかできないかで仕事がうまくいくかどうかが決まります。
「うわー！今なにをしたらいいのかわからないー！」というときって、エネルギーを消耗してなおかつ前に進んでない状態なんです。すなわちシンドイという。
タスク管理で「まずはこれをして、次にあれをやって、その後はそれをして…終わり！」という見通しが立っているだけでも、気持ちの楽さが違いますし、何より仕事がちゃんと進みます。
とりあえずGoogleカレンダーを使うことから始めてみてください。
もし詳しく知りたい方は、有料ですがnote「ノンスキル・文系・コネなし新卒フリーランスが、独立8ヶ月で月144万円を達成するまでの全て」にぼくがウンウンうなりながら積み重ねた方法論をまとめています。気になる方はこちらもどうぞ。
